Sosyal İklim Derneği tarafından yürütülen mevcut ve gelecekteki ulusal/uluslararası fonlu projeler ile dernek öz kaynak faaliyetleri kapsamında ihtiyaç duyulacak yurt içi ve yurt dışı ulaşım, vize, konaklama, transfer ve etkinlik organizasyon hizmetlerinin tedariki amacıyla profesyonel bir seyahat acentesi ile 2 Yıllık Çerçeve Sözleşme imzalanacaktır.
1. PROGRAM VE HİZMET HAKKINDA
Bu hizmet alımı, Sosyal İklim Derneği’nin yürüttüğü ve yürüteceği tüm projelerde gerçekleşecek yurt içi ve yurt dışı seyahat, vize süreçleri, konaklama ve toplantı/çalıştay organizasyonu ihtiyaçlarının 24 ay boyunca kesintisiz, hızlı, şeffaf ve satın alma esaslarına uygun bir şekilde yürütülmesini hedefler.
2. İŞ TANIMI VE KAPSAMI
Hizmet sağlayıcıdan (Yüklenici Acente) aşağıdaki alanlarda profesyonel destek vermesi beklenmektedir:
• Yurt İçi ve Yurt Dışı Ulaşım Hizmetleri: Uçak, tren ve şehirlerarası otobüs biletlemelerinde en uygun fiyatlı seçeneklerin sunulması, biletleme, opsiyon takibi, bagaj hakkı yönetimi ve 7/24 acil operasyon desteği.
• Vize Danışmanlığı ve Operasyon Süreçleri: Yurt dışı seyahatlerinde proje personeli, uzman ve katılımcılar için vize başvuru evraklarının kontrolü, randevu takibi, başvuru süreçlerinin yürütülmesi ve konsolosluk/akredite merkezler nezdinde takibinin sağlanması.
• Konaklama ve Transfer: Yurt içi ve yurt dışında güvenli otel rezervasyonlarının yapılması, havalimanı, otel ve etkinlik alanı transferlerinin sağlanması.
• Etkinlik ve Toplantı Organizasyonları: Dernek tarafından iletilecek şartlara uygun olarak salon kiralama, teknik ekipman, catering ve konaklama dâhil organizasyon paketleri için en az 3 alternatifli teklif toplanarak dernek onayına sunulması.
• Proje Bazlı Ayrıştırılmış Faturalandırma: Her bir satın alma talebinde dernek tarafından iletilecek olan bilgilere göre bağımsız faturalandırma ve detaylı raporlama yapılması.
3. ARANAN YETERLİLİKLER VE ÖZELLİKLER
• Uluslararası seyahat operasyonları, yurt dışı vize süreçleri ve Schengen/ABD/İngiltere vb. konsolosluk prosedürlerinde tecrübe sahibi olmak.
• Uluslararası sivil toplum kuruluşları, BM projeleri veya benzer ölçekli kurumsal yapılarla çalışma deneyimine sahip olmak.
• Proje bazlı ayrıştırılmış faturalandırma ve şeffaf mali raporlama yapabilme kapasitesi.
• BM Tedarikçi Etik Kurallarına ve donör görünürlük/harcama standartlarına uyum sağlayabilmek.
• Mesai saatleri dışında ve acil durumlarda hızlı çözüm üretebilecek operasyonel esnekliğe ve ekibe sahip olmak.
4. BAŞVURU VE TEKLİF SÜRECİ (ÖNEMLİ TARİHLER)
İhale süreci için belirlenen takvim aşağıdaki gibidir:
• İlan Yayın Tarihi: 07.08.2026
• Son Teklif Teslim Tarihi: 21.08.2026 – Saat: 17:00
• Teklif Geçerlilik Süresi: Teklifler, son teslim tarihinden itibaren en az 60 gün süreyle geçerli olmalıdır.
Teklif Paketinde Bulunması Gerekenler:
• Yasal Belgeler: Vergi Levhası, İmza Sirküleri. TÜRSAB Seyahat Acentesi Belgesi
• Referanslar: Daha önce hizmet verilen STK, uluslararası fonlu proje veya kurumsal şirketlerin referans bilgileri.
• Mali Teklif Formu (EK-2): Bilet servis ücretleri, vize danışmanlık hizmet bedelleri ve organizasyon hizmet komisyon oranlarını içeren kaşeli ve imzalı form.
• Mali Kimlik Formu: Firmaya ve ödeme yapılacak banka hesabına ait resmi/banka onaylı Mali Kimlik Formu.
Gönderim Bilgileri:
• Tekliflerinizi ve istenen evrakları en geç son teklif tarihine kadar satinalma@sosyaliklim.org e-posta adresimiz üzerinden bize ulaştırabilirsiniz.
Ekler:
